1. Chức năng

Phòng Hành chính quản trị là đơn vị trực thuộc trường có chức năng tham mưu, giúp việc cho Hiệu trưởng nhà trường các nhiệm vụ: Thực hiện công tác văn thư lưu trữ, công tác hành chính; quản lý cơ sở vật chất, xây dựng cơ bản, theo dõi sử dụng tài sản, vật tư thiết bị; công tác bảo vệ, tự vệ cơ quan, an ninh – quốc phòng, y tế, an toàn vệ sinh môi trường lao động; khám, chăm sóc sức khỏe ban đầu cho CBVC, người lao động và sinh viên; quản lý ký túc xá, quản lý người học nội trú và điều phối phương tiện đi lại phục vụ công tác, giảng dạy, học tập cho cán bộ lãnh đạo, viên chức và người học của nhà trường.

2. Nhiệm vụ

- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, trình Hiệu trưởng xử lý các văn bản đến, quản lý văn bản gửi đi, quản lý con dấu, chữ ký của lãnh đạo nhà trường theo quy định, cấp giấy đi đường, giấy giới thiệu cho cán bộ viên chức và người học; thực hiện công việc đóng dấu sao lưu, photocopy văn bản phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý của nhà
trường; sao và chứng thực các loại văn bằng, chứng chỉ, tài liệu do Trường ban hành;

- Phụ trách công tác lễ nghi, khánh tiết của nhà trường; giúp việc Hiệu trưởng sắp xếp lịch làm việc, kế hoạch công tác của Ban Giám hiệu, lịch tiếp đón khách làm việc với lãnh đạo nhà trường;

- Tham mưu, giúp việc cho Hiệu trưởng xây dựng và ban hành hệ thống văn bản quy định có tính chất hành chính như: Nội quy ra vào cơ quan, quy định giờ giấc làm việc, nội quy bảo vệ cơ quan, nội quy phòng chống cháy nổ…;

- Giúp việc Hiệu trưởng xây dựng nội dung, kế hoạch, nhân lực để thực hiện công tác lưu trữ theo quy trình và quy định về công tác văn thư lưu trữ hiện hành;

- Là đầu mối thông báo các cuộc họp giao ban của nhà trường, tổng hợp thông báo cho các đơn vị, cá nhân có liên quan nội dung chỉ đạo công tác của Hiệu trưởng đồng thời theo dõi tiến độ thực hiện của các đơn vị trong toàn trường để báo cáo với Hiệu trưởng;

- Phụ trách công tác điều phối, quản lý các hội trường, phòng họp, phòng làm việc, phòng tiếp khách, phòng truyền thống và các công trình phúc lợi khác phục vụ cán bộ, viên chức và người học; là đơn vị đầu mối quản lý kho tàng, vườn cây, vật tư, phối hợp các đơn vị có liên quan theo dõi, quản lý hệ thống cấp điện, cấp nước và các cung cấp dịch vụ thông tin khác phục vụ hoạt động của nhà trường;

- Tổ chức triển khai thực hiện công tác bảo vệ cơ quan, đảm bảo an ninh trật tự trường học, phòng chống cháy, nổ, phòng chống bão lụt, thiên tai, dịch bệnh, vệ sinh, cảnh quan, môi trường, y tế trường học theo yêu cầu và hướng dẫn của các cơ quan chức năng;

- Quản lý ký túc xá theo quy định hiện hành, hướng dẫn, điều hành sinh viên thực hiện tốt nội quy ký túc xá; bảo đảm an ninh trật tự, môi trường sinh hoạt và giáo dục lành mạnh; đảm bảo tốt công tác phòng cháy và chữa cháy; cung cấp các tài liệu, thông tin liên quan đến sinh viên nội trú (nếu có) cho phòng công tác sinh viên để phục vụ công tác đánh giá kết quả rèn luyện đối với sinh viên;

- Quản lý nhà khách, phòng chờ giảng của cán bộ, giảng viên;

- Giúp việc Hiệu trưởng thực hiện công tác xây dựng và thực hiện kế hoạch nâng cấp, sửa chữa cơ sở vật chất của nhà trường;

- Phối hợp các phòng chức năng, các đơn vị xây dựng kế hoạch và thực hiện mua sắm vật tư, văn phòng phẩm, trang thiết bị phục vụ nhu cầu làm việc, nghiên cứu khoa học, sinh hoạt chuyên môn, tổ chức sự kiện đối với các đơn vị và cán bộ viên chức; thực hiện công tác bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa, thay thế trang thiết bị phục vụ làm việc tại các đơn vị và phục vụ công cộng (điện, nước, chiếu sáng …) trong trường;

- Thực hiện công tác quản lý, điều động phương tiện đi lại phục vụ nhu cầu công tác cho lãnh đạo, cán bộ viên chức và kế hoạch học tập, thực tập của người học theo kế hoạch đào tạo của nhà trường;

- Chỉ đạo cán bộ phụ trách hoặc bộ phận y tế (nếu có) của Trường phối hợp với các phòng chức năng chủ động xây dựng kế hoạch, hợp đồng với cơ sở y tế có uy tín để tổ chức khám sức khỏe định kỳ hàng năm đối với CBVC và khám sức khỏe đầu khóa học, đầu năm học đối với sinh viên;

- Thực hiện các nhiệm vụ liên quan tới công tác y tế:

+ Xây dựng, trình Hiệu trưởng phê duyệt và tổ chức thực hiện kế hoạch chăm sóc sức khỏe cho viên chức và người lao động;

+ Tổ chức theo dõi, phân loại từ đó có kế hoạch chăm sóc tích cực sức khỏe cán bộ, giảng viên, công nhân viên, sinh viên toàn Trường;

+ Chủ trì và phối hợp với Phòng Tổ chức nhân sự, Công đoàn Trường và Phòng Công tác Sinh viên tổ chức khám sức khỏe định kỳ và đột xuất cho cán bộ, viên chức và sinh viên trong Trường;

        + Tổ chức khám, điều trị các bệnh thông thường, sơ cứu, cấp cứu; thực hiện chính sách, chế độ về về khám chữa bệnh, mua cấp phát thuốc;

+ Chủ trì tổ chức, phối hợp các đơn vị chức năng: tuyên truyền, vận động, đôn đốc, kiểm tra vệ sinh môi trường, nơi làm việc, giảng đường, nơi ăn ở của sinh viên và phòng chống dịch bệnh ký túc xá và nơi làm việc của Nhà trường.

+  Xây dựng các phương án phòng chống dịch bệnh và an toàn vệ sinh thực phẩm.

+  Vận động công tác dân số và kế hoạch hóa gia đình, bảo vệ sức khỏe và phòng chống dịch bệnh.

+  Tham gia học tập nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ.

+  Quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản, thiết bị y tế được giao theo quy định của pháp luật và quy định của Nhà nước.

-  Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được Hiệu trưởng giao.